社内 DX とは?具体的な進め方を 7 ステップで分かりやすく解説!

社内 DX とは?具体的な進め方を 7 ステップで分かりやすく解説!

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社内 DX とは?具体的な進め方を 7 ステップで分かりやすく解説!

社内 DX という言葉をご存知でしょうか?デジタル技術の活用により、既存のアナログ業務をデジタル化し、自社の業務効率化や生産性向上に繋げるための取り組みです。

そして、企業が社内 DX を実践することで、様々なメリットを享受できます。本記事では、社内 DX の概要や必要とされる理由に加えて、具体的な進め方を 7 つのステップに分けて解説します。

デジタルトランスフォメーション(以下  DX と記載 )とは、「デジタル技術を駆使して抜本的な企業変革を行うこと」を意味する言葉です。昨今、 AI や IoT などの新しいデジタル技術の登場に伴い、 DX が注目されるようになりました。

DX は一部の企業だけが対象というわけではなく、業種・規模を問わずに全ての企業に関係する取り組みです。日本は国全体で DX を推進しており、経済産業省は「デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進するためのガイドライン」という文書を作成・公表しています。

このガイドラインの中では、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と、 DX の概念が具体的に定義されています。

このように、デジタル技術を駆使して、自社の生産性向上やビジネスモデルの変革を実現し、あらゆる変化に対応できる盤石な経営基盤を作ることが、 DX における大きな目的となっています。

DX に関しては以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事:DX (デジタルトランスフォーメーション)とは?成功させるためのポイントや成功事例まで徹底解説!

社内 DX とは、デジタル技術の活用により、既存のアナログ業務をデジタル化するための取り組みです。

社内 DX の対象業務としては、

  • 経理
  • 総務
  • 人事

など、バックオフィス系の仕事が中心になることが一般的です。

例えば、経理業務では領収書や請求書など、様々な紙ベースの書類をもとに業務を行います。しかし、紙書類は紛失のリスクがあることに加えて、書類の量が多い場合はそれらを管理するだけでも大きな工数が発生します。

そこで、経理向けの IT ツールを導入し、全社的にペーパーレス化を推進することも、代表的な社内 DX の一つだと言えるでしょう。このように、既存の業務をデジタル技術によって効率化し、組織全体の生産性を高めることが社内 DX の目的です。

なお、日常的に使われている「 DX 」という言葉は、デジタル技術の活用を前提として、自社のビジネスモデルの変革までを視野に入れた大規模なプロジェクトです。そのため、社内 DX は一般的な「 DX 」という言葉に内包される概念であり、社内 DX の延長線上に本来の DX があるとイメージするのが分かりやすいでしょう。

ここまで、社内 DX の概要について解説しましたが、なぜ社内 DX が注目を集めているのでしょうか?本章では、社内 DX が必要とされる理由をいくつかご紹介します。

働き方改革を推進できる

社内 DX は働き方改革の推進に直結します。先程の経理業務の例で言えば、紙書類を扱っている場合は、捺印などの処理を行うためにオフィスへ出社する必要がありますが、社内 DX でペーパーレス化を実現することで、すべての業務をデジタルの世界で完結できます。

これにより、時間や場所に縛られない柔軟なワークスタイルを実現でき、あらゆる環境変化に対応できる柔軟な業務基盤を構築できます。新型コロナウイルスの感染拡大の影響をはじめとして、大きな社会変化が起きている現代だからこそ、社内 DX が大きな注目を集めていると言えるでしょう。

レガシーシステムの見直しに繋がる

古くなり老朽化したシステムは「レガシーシステム」と呼ばれており、企業がレガシーシステムを使い続けることで、システム障害のリスク増大やビジネスにおける柔軟性の低下など、様々なデメリットが発生します。そのため、多くの企業がレガシーシステムからの脱却に舵を切っており、これを実現する上では、社内 DX が有効な手段の一つになります。

社内 DX は既存のアナログ業務をデジタル化するための取り組みであるため、プロジェクトを進める過程で既存システムの棚卸や見直しなどを行います。これにより、社内に存在するレガシーシステムを可視化し、改善に向けた具体的なアクションに繋げることが可能になります。

BCP(事業継続計画)対策を強化できる

BCP とは「 Business Continuity Plan 」の略であり、日本語では「事業継続計画」と呼ばれています。これは、有事の際でもビジネスを止めることなく、事業を継続させるための計画を意味しています。

社内 DX を実践することで、様々なトラブルに対して柔軟に対応できる盤石な経営基盤を構築できます。これにより、自然災害やシステム障害が発生した場合でも焦ることなく、自社のビジネスを安定的に継続することが可能になります。

DX 推進がしやすくなる

前述した通り、世間一般で語られている「 DX 」は、社内 DX の延長線上にある取り組みです。そのため、はじめに社内 DX に取り組むことで、その後の本格的な DX を推進しやすくなります。

DX を実現するためには、複数のプロセスを適切に進めながら、計画的かつ中長期的な目線を持って取り組む必要があります。この観点からすれば、 DX を成功させるための最初のステップとして社内 DX を実践し、スモールスタートで DX を進めることも有効な選択肢になります。

現在、多くの企業が社内 DX の実現に向けてアクションを行っていますが、思うようにプロジェクトが進まないケースも存在します。本章では、企業の社内 DX を阻む代表的な要因についてご説明します。

コストが発生する

社内 DX を効率的に進めるためには、 IT ツールの導入が必要不可欠です。代表的な IT ツールの例としては、 RPA や AI 、 IoT などが挙げられますが、これらを導入するためには、当然ながら一定のコストが発生します。

そのため、 IT 予算が確保できない企業にとっては、このコストがネックとなり、社内 DX を推進できないケースも存在します。このような事態を回避するためには、事前に DX の必要性を社内に訴えかけて、必要最低限の IT 予算を確保しておくことが大切です。

IT 人材が不足している

社内 DX を実践する上では、様々な IT ツールを活用しながら、既存業務のデジタル化を進めていきます。そのため、完全初心者が社内 DX を主導することは難しく、一定の知識を有した IT 人材が必要不可欠です。

しかし、日本は慢性的な IT 人材不足が続いており、優秀な人材を確保することは容易ではありません。積極的に IT 人材の採用を行うことに加えて、社内で IT 人材を育成するためのプログラムを検討するなど、多角的なアプローチで人材確保に取り組んでください。

経営層が DX の重要性を理解していない

DX は属人的に対応するものではなく、組織全体で取り組むべき大規模なプロジェクトです。そのため、社内からの協力を得られていない場合、社内 DX が失敗に終わる可能性は高まります。

特に経営層が DX の重要性を理解していなければ、 IT 予算や人的リソースを確保することは困難です。その結果、社内 DX は停滞し、プロジェクトが途中で頓挫してしまいます。

ここまで、社内 DX について詳しく解説してきましたが、具体的にどのように進めれば良いのでしょうか?本章では、社内 DX の進め方を 7 つのステップに分けてご説明します。

Step.1 社内 DX の対象業務に優先順位を付ける

社内 DX を焦るあまりに、複数の業務を同時並行的にデジタル化する場合、一つひとつの業務に集中することができず、結果として社内 DX が失敗に終わる可能性が高まります。そのため、まずは社内 DX の対象業務に優先順位を付けて、計画的にプロジェクトを進めてください。この時、実現の難易度が低いものや重要度が高いものを優先するなど、一定の基準をもとに優先順位を付けることで、適切な順番で社内 DX を推進することが可能になります。

Step.2 組織体制の整備

社内 DX を促進するためには、プロジェクトを進めるための組織体制を整備する必要があります。どのような業務にどれくらいのリソースが必要なのかを事前に算出し、時間をかけて慎重に検討してください。仮に、社内 DX を推進するための人員が不足している場合、プロジェクトが途中で頓挫してしまうリスクが高まるため、組織体制の整備はとても重要なプロセスであると言えます。

Step.3 業務プロセスをデジタル化する

社内 DX の実現に向けた組織体制を整備した後は、既存の業務プロセスをデジタル化します。現運用において非効率な業務やデジタル化の余地がある業務を洗い出し、デジタル化によって効率化・自動化するための仕組みを構築してください。この時、必要に応じて IT ツールを活用することで、手間をかけずにデジタル化を実現することが可能になります。

Step.4 業務環境をクラウド化する

業務プロセスをデジタル化したら、次は業務環境そのものをクラウド化してください。オンプレミスの場合、ファイルやナレッジがローカル環境にのみ保存されますが、クラウドであれば、時間や場所、端末を問わずに社員が業務環境へアクセスできるようになります。これにより、社内 DX の成功に近付くことができ、自社の働き方改革の推進にも大きく寄与します。

関連記事:オンプレミスとクラウドを徹底比較!組み合わせて利用する 3 つのメリットとは?

Step.5 IT 人材を採用・育成する

業務環境をクラウド化した後は、社内 DX を継続的に運用するための IT 人材を採用します。採用活動には一定のコストを伴いますが、必要投資として捉えて、 IT 人材を雇用するための施策を積極的に打ち出してください。

なお、人材採用だけではなく、既存社員に対して教育を行い、 IT 人材化することも有効な手段になります。自社だけで教育するのが難しい場合には、外部の専門家へ研修を依頼することも効果的なため、自社の状況に合わせて様々な選択肢を用意しておきましょう。

Step.6 IT ツールを導入する

IT 人材を確保できたら、社内 DX を継続的に運用するための IT ツールを導入します。例えば、データを保管するためのデータウェアハウス( DWH )やデータを見える化するための BI ツールなどが該当します。これらの IT ツールを導入することで、デジタル化した業務に関する情報を安全に保管し、人間が理解しやすい形で可視化できるようになります。

Step.7 結果の可視化と PDCA サイクルを回す

社内 DX は一過性の取り組みではなく、継続的にトライアンドエラーを繰り返してこそ、徐々にその精度を高めることができます。そのため、社内 DX に取り組む際は、「一度実施して終わり」とならずに、実施した結果を分かりやすく可視化し、その内容を踏まえて PDCA サイクルを回し続けることが大切です。

社内 DX を成功へ導くためには、意識すべき点がいくつか存在します。最後に、社内 DX を成功させるためのポイントを 3 つに絞ってご説明します。

全社的に進める

社内 DX を成功させるためには、全社的に取り組むことが重要なポイントになります。属人的に特定の担当者が社内 DX を担当するのではなく、組織全体でプロジェクトを推進してください。

この時、経営層を巻き込んで社内 DX を促進することで、 IT 予算を確保しやすくなったり、トップダウンでアクションを円滑に進められるようになったりするなど、様々なメリットを享受できます。そのため、経営層に対して社内 DX の重要性を説明し、協力を得られるような体制を構築しておくと良いでしょう。

なお、全社的に進めることが理想ではありますが、組織の規模や承認フローなどによっては、組織の一部でスモールスタートした方が良いケースも存在するため、状況に合わせて慎重に進め方を検討することが大切です。

社内 DX 専門のプロジェクトチームを結成する

社内 DX を推進する際には、社内 DX のみを担当する専門のプロジェクトチームを結成することをおすすめします。なぜなら、社内 DX を実践する際には様々なステップを踏む必要があり、日常業務と並行した場合、担当者が忙殺されてプロジェクトが思うように進まないリスクが高いからです。

そのため、まずは社内 DX の全体計画を策定し、どのような業務にどれくらいのリソースが必要なのかを算出してください。これにより、社内 DX を計画的に進めることが可能になり、専門チームに求められる人員数などを具体的に算出できます。

自社のデータを使いやすいように整備する

社内 DX を実践する際には、客観的なデータに基づいたデータドリブンな意思決定が必要不可欠です。そして、自社のデータを有効活用するためには、それらが使いやすい状態で整備されている必要があります。

前述した通り、社内 DX を進める上では、データウェアハウス( DWH )や BI ツールなどの IT ツールが有効な武器になります。ツールを導入するためには、一定のコストが発生しますが、必要経費として捉えて、前向きに導入を検討することが大切です。

本記事では、社内 DX の概要や必要とされる理由に加えて、具体的な進め方を 7 つのステップに分けて解説しました。

企業が社内 DX を実現することで、働き方改革の推進や BCP 対策の強化など、様々なメリットを享受できます。この記事を読み返して、具体的な進め方や成功させるためのポイントなどを理解しておきましょう。

また、社内 DX を実践するためには、 IT に関する知識を有した IT 人材が必要不可欠ですが、慢性的な IT 人材不足が続く日本において、優秀な人材を確保することは容易ではありません。そして、 IT 人材を確保できない場合は、外部の専門家へ依頼することも有効な選択肢になります。

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