スキルトランスファーとは何かをご存知でしょうか？自身が保有する知識・技術を他人へ伝えることであり、スキルトランスファーを行うことで組織の業務効率化や生産性向上に繋がります。
本記事では、スキルトランスファーの概要や方法、具体的な進め方、成功させるためのポイントなどを一挙に解説します。スキルトランスファーについて詳しく知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
スキルトランスファーとは？
スキルトランスファーは、英単語の「 skill （技術）」と「 transfer （渡す）」を組み合わせた言葉であり、自身が保有する知識・技術などを他人へ伝えることを意味します。
スキルトランスファーと聞くと、業務の引き継ぎをイメージする方も多いと思いますが、スキルトランスファーは業務手順やツール利用方法などを伝えるだけではなく、業務に対するマインドや経験に基づく知識など、「目に見えないもの」も含めて伝達する点が大きな特徴です。
スキルトランスファーを実践することで、優秀なメンバーの知識・ノウハウを社内で横展開でき、組織全体の業務効率化や生産性向上に繋がります。自社のビジネスを成長させるためには、スキルトランスファーが重要な取り組みの一つであると言えるでしょう。
なお、スキルトランスファーと似た言葉として「ナレッジトランスファー」が挙げられますが、スキルトランスファーとナレッジトランスファーは、呼び方が異なるだけで大きな違いはないため、両者は同義の言葉として捉えて問題ありません。
スキルトランスファーのメリット
スキルトランスファーの実践により、企業はどのようなメリットを享受できるのでしょうか？本章では、スキルトランスファーの代表的なメリットをご紹介します。
ノウハウを社内に蓄積できる
スキルトランスファーを実践することで、優秀なメンバーの知識・ノウハウを他の人へ伝えることができます。これにより、組織全体のスキルを底上げすることが可能になり、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。このように、スキルトランスファーは自社のビジネス成長を実現するための重要な取り組みだと言えます。
新人を即戦力化できる
通常、新卒メンバーや中途入社メンバーを戦力化するためには、様々な研修プログラムを行う必要があり、数ヶ月もの期間を要することが一般的です。しかし、スキルトランスファーは、先輩社員が日々業務で活用している実践的なスキルやマインドを学べるため、新人の即戦力化に繋がります。この点もスキルトランスファーの大きなメリットの一つだと言えるでしょう。
教える側のスキルアップに繋がる
スキルトランスファーは教えてもらう側だけではなく、教える側のスキルアップにも役立ちます。なぜなら、スキルトランスファーを行うためには、自身のスキルを他人が理解できるように分かりやすく言語化する必要があるためです。このように、スキルトランスファーで他人にノウハウを伝えることは、自分を客観的に見つめ直す絶好の機会となり、結果として教える側の自己成長にも繋がります。
スキルトランスファーの方法
一口にスキルトランスファーと言っても、その方法は多岐にわたります。本章では、代表的なスキルトランスファーの方法を 5 つピックアップしてご紹介します。
連続移転（ Sequential Transfer ）
連続移転とは、業務を通して会得したノウハウを同じ業務で使えるように移転することです。連続移転の具体例としては、コールセンターにおける顧客との会話のポイントを見える化・共有することなどが挙げられます。仮に言語化が難しいノウハウの場合は、チーム内で定期ミーティングを設定し、業務を進めながら説明することで理解が深まります。
近接移転（ Near Transfer ）
近接移転とは、定型業務を通して会得したノウハウを別チームの業務で使えるように移転することです。別チームでノウハウを活用するためには、様々な業務に対応できる形でノウハウを抽出・整理する必要があるため、どのようなノウハウをスキルトランスファーの対象にするのかを慎重に検討することが大切です。なお、 Slack などの情報共有ツールを利用することで、別チームとの円滑なコミュニケーションを実現できます。
専門知移転（ Expertise Transfer ）
専門知移転とは、専門性の高いノウハウを移転することです。専門知移転の対象となるノウハウは専門性が高く、活用できる部署が限定される傾向にあるため、連続移転や近接移転と比較すれば、活用頻度は低いと言えるでしょう。また、専門性が高いからこそ、メールや資料だけの共有では不十分なケースも存在するため、質疑応答の場を設けるなど、直接会話する機会を作ることが重要なポイントになります。
遠隔移転（ Far Transfer ）
遠隔移転とは、非定型業務のノウハウを類似した別業務で使えるように移転することです。近接移転と似たような考え方ですが、近接移転は定型業務が対象であるのに対して、遠隔移転は非定型業務を対象としている点が大きな違いとなっています。また、遠隔移転の場合、言語化が難しいケースが多いため、状況に応じて直接打ち合わせの場を設定することも有効な手段になります。
戦略移転（ Strategic Transfer ）
戦略移転とは、極めて活用頻度の低い非定型業務のノウハウを移転することです。戦略移転は活用シーンが限定的であることから、スキルを継承するメンバーも少なくなる傾向にあるため、関係者を集めて直接説明するなど、ノウハウを漏れなく伝えるための工夫を施すことが大切です。
スキルトランスファーの進め方
ここまで、スキルトランスファーの概要や方法について詳しく解説しました。それでは、具体的にどのように進めれば良いのでしょうか？
本章では、スキルトランスファーの進め方を 5 つのステップに分けてご説明します。
Step.1 スキルトランスファーの対象業務を決める
まずは、スキルトランスファーの対象業務を決める必要があります。「どの業務のノウハウを移転すべきなのか？」を優先順位を付けながら慎重に検討してください。この時、組織全体の業務効率化や生産性向上に繋がるものを、優先的にスキルトランスファーの対象にすることが重要なポイントになります。
Step.2 社員の業務状況を見える化・分析する
スキルトランスファーを実践するためには、誰のノウハウを移転するのかを決める必要があります。
そのため、高いパフォーマンスを発揮している社員を特定できるよう、各社員の業務状況を見える化・分析してください。なお、手作業による分析は工数が大きく、人為的ミスが発生するリスクもあるため、 IT ツールを利用して作業を行うことをオススメします。
Step.3 ハイパフォーマーにヒアリングを行う
誰のノウハウを移転するのかを決めたら、スキルトランスファーの対象となるハイパフォーマーにヒアリングを実施します。日々の業務で意識していることや作業を効率化するための工夫など、なるべく深掘りしてヒアリングを行い、他の人に横展開できる形でノウハウを整理してください。
Step.4 情報共有の仕組みを整備する
ハイパフォーマーにヒアリングを行い、具体的なノウハウを抽出・整理した後は、他の人へ展開するための情報共有の仕組みを整備します。例えば、メール展開や情報共有ツールの利用、説明会の開催など、情報共有の方法は多岐にわたるため、自社の状況に応じて最適なものを選択してください。
Step.5 スキルトランスファーを実践する
情報共有の仕組みを整備したら、いよいよスキルトランスファーを実践します。この時、単にノウハウを伝えるだけではなく、スキルトランスファーでどのような効果を得られたのかを見える化することが大切です。
これにより、スキルトランスファーの効果測定が可能になり、次回実践時の参考情報として役立てることができます。そのためには、ノウハウを継承した人（教えてもらった人）の業務状況をレポートなどで可視化し、パフォーマンスの推移を定点観測すると良いでしょう。
また、前述した通り、スキルトランスファーの方法は多岐にわたります。連続移転や近接移転、専門知移転など、対象となるノウハウやスキルトランスファーの目的に応じて、選択すべき実践方法は変わるため、自社の状況に合わせて最適なものを選択してください。
スキルトランスファーを成功させるためのポイント
本章では、スキルトランスファーを成功させるためのポイントを解説します。自社で実践する際に役立つと思いますので、ぜひ参考までにご覧ください。
全社的に進める
スキルトランスファーを成功させるためには、全社的に進めることが重要なポイントになります。
組織として取り組むことで、ノウハウを教える側の協力を得られやすくなり、社内への横展開もスムーズに行うことができます。そのため、具体的な作業に着手する前に、経営層や意思決定者の合意を取り、プロジェクトを円滑に進めるための事前準備を行ってください。
対象業務に優先順位を付ける
スキルトランスファーを闇雲に実践しても、思うような効果を得ることはできません。まずは対象業務に優先順位を付けて、自社の状況に合わせて重要度の高いノウハウから順番に着手してください。スモールスタートで始めることで、必要なノウハウを適正な順序で社内に浸透させることができ、スキルトランスファーを段階的かつ計画的に進めることが可能になります。
情報共有ツールを導入する
ビジネスで扱う情報は、
- ストック情報：後から検索できる形で蓄積される情報
- フロー情報：すぐに流れてしまう一過性の情報
の 2 つに分けられますが、スキルトランスファーにおいては、前者のストック情報を有効活用することが重要なポイントです。なぜなら、社内スキルの平準化や底上げを行うためには、困った時にすぐに参照できる仕組みが必要になるためです。
そして、ストック情報を効率的に管理・蓄積するためには、情報共有ツールが有効な手段になります。
情報共有ツールを活用することで、様々なノウハウを一元的に保管でき、社員が簡単に情報検索できる業務環境の整備に繋がります。
具体的な情報共有ツールの例としては、 Notion や Google ドキュメント、 Google サイトなどが挙げられます。また、エンジニアの場合は、 GitHub や Qiita などを活用することで、コード管理も含めたノウハウを情報共有ツールのプラットフォーム上に蓄積でき、全社員が同じ情報にアクセスして、効率的に業務を進めることが可能になります。
社員のメンタルケアを行う
スキルトランスファーを実践する際には、社員（ノウハウを教える側）のメンタルケアも重要なポイントになります。特に専門性が高いノウハウの場合、自身のスキル・経験を他人に教えたくないと考える人が居るかもしれません。そのため、教える側にもメリットがあることを事前に説明したり、スキル移転を評価項目に追加したりするなど、プロジェクトを円滑に進めるための環境づくりが大切です。
外部の専門研修を活用する
自社だけでスキルトランスファーを実践することが難しい場合、外部の専門研修が有効な選択肢になります。プロの目線からアドバイスを受けることで、専門的かつ実践的なスキルを習得できますし、スキルトランスファーのプロジェクトを成功させるためのサポートも受けられるため、社内のスキル移転を円滑に進めることが可能になります。
また、研修内容をドキュメントに集約し、社内の人間が簡単にアクセスできる環境を構築することで、ナレッジ DB （データベース）の整備にも繋がります。このように、外部研修は社員のスキルアップだけではなく、ノウハウ蓄積の観点からも有効であるため、費用対効果はとても高いと言えるでしょう。
スキルトランスファーの成功事例
某 IT 企業では、成績優秀者のノウハウを横展開したいと考えていましたが、
- メールによる周知では情報が埋もれてしまう
- 説明会を開催してもスケジュールの関係で参加できない人が出てしまう
- 数多くの組織が存在しており、円滑な情報連携が難しい
などの課題が顕在化していました。
そこで、同社は Zoom の録画機能を利用し、営業ナレッジや業界課題に関する説明会を動画におさめ、コンテンツ化しました。そして、全社員向けに e-Learning のプラットフォームを整備し、そのプラットフォーム上にコンテンツを置くことで、これまでの課題を解決することに成功したのです。
同社が利用している e-Learning プラットフォームには、過去に作成したコンテンツが一元的に格納されているため、キーワード検索などで簡単に情報を取り出すことが可能です。また、時間や場所を気にすることなく、好きなタイミングで自由にコンテンツを閲覧できるため、スケジュール調整などの工数削減にも繋がります。
さらに、全社員が共通のプラットフォームを利用することで、組織間で都度情報連携を行う手間がなくなり、大幅な業務効率化を実現できました。加えて、動画の視聴数やコンテンツを視聴した人の成長度合いなども定量的に見える化・分析し、 PDCA サイクルを回しながらスキルトランスファーに取り組んでいます。
このように、様々な IT ツールを活用して、効率的なスキルトランスファーを実現している好事例と言えるでしょう。
まとめ
本記事では、スキルトランスファーの概要や方法、具体的な進め方、成功させるためのポイントなどを一挙に解説しました。
企業がスキルトランスファーを実践することで、ノウハウ蓄積や新人の即戦力化など、様々なメリットを享受できます。自社のビジネスを成長させるためには、スキルトランスファーが重要な取り組みの一つであると言えるでしょう。
また、スキルトランスファーを円滑に行うためには、適切なプロセスを順番に進める必要があります。この記事を読み返して、スキルトランスファーの具体的な進め方や成功させるためのポイントなどを理解しておいてください。
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本記事を参考にして、スキルトランスファーの実践を検討してみてはいかがでしょうか？
